O Business Process Management aplicado à gestão documental municipal na migração de processos físicos para digitais

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Por David José Françoso

 

A forma de gerenciar os negócios e as organizações muda constantemente e é impulsionada pela força da competitividade, pelos novos modelos de gestão, pelo surgimento de novas tecnologias de informação, pelas mudanças da própria sociedade como um todo, dentre outros aspectos.

A busca por soluções eficazes para responder a esse cenário tem levado as empresas a promover mudanças em suas estruturas organizacionais, saindo de uma arquitetura de agrupamento funcional de atividades, para uma arquitetura de atendimento do cliente e de outros stakeholders.

Neste contexto, este estudo parte da dificuldade que as organizações públicas municipais enfrentam para promover mudanças e, particularmente, implantar políticas públicas de gestão documental capazes de viabilizar eficazmente o acesso dos servidores e munícipes à informação, bem como alcançar eficácia no seu gerenciamento.

Nesta perspectiva, a Secretaria da Administração da Prefeitura Municipal de Bauru (SAPMB) iniciou, em 2017, um projeto de modernização da gestão documental do município responsável pela produção, manuseio, guarda, arquivo e disponibilidade de documentos em atendimento às demandas da Lei de Acesso à Informação (LAI) do governo federal.

O objetivo do estudo consistiu em apresentar e descrever a implementação do Business Process Management (BPM) na migração dos processos físicos para digitais, sendo esta, uma das dimensões que integram a referida gestão.

A implementação ocorreu pela aplicação do ciclo de BPM unificado. O estudo é de natureza qualitativa e adotou a pesquisa-ação como suporte metodológico para executar a aplicabilidade.

Embora a implementação se encontre em fase conclusiva, foi possível identificar as primeiras vantagens percebidas pela migração de 17 dos 60 processos que integram o projeto de modernização da gestão documental.

Dentre elas, destacam-se a simplificação dos processos possibilitada pela remodelagem realizada; a redução de custos operacionais pela eliminação de papel e desocupação de espaços físicos; maior precisão, agilidade e transparência das informações e, sobretudo o atendimento à LAI pela normatização do acesso à informação, guarda e manuseio de documentos sob a tutela da SAPMB e de interesse público e social.

Segue o link de acesso à dissertação:

https://www.uniara.com.br/arquivos/file/ppg/engenharia-producao/producao-intelectual/dissertacoes/2020/david-jose-francoso.pdf

 

O autor

É Mestre em Engenharia de Produção pela Universidade de Araraquara – UNIARA (2020). MBA em Gestão de Projetos pela Anhanguera Educacional S/A (2014). Especialista em Gestão de Organizações Públicas pela Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho – UNESP (2009), graduado em Gestão de Tecnologia da Informação pela Anhanguera Educacional S/A (2012) e em Comunicação Social pela Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho – UNESP (1992), certificado em CPA-10 pela ANBIMA (2015 – 2021), Analista de Desenvolvimento de Sistemas da Prefeitura Municipal de Bauru (1982), Presidente do Comitê de Investimentos da Fundação Funprev, Professor  do Instituto de Ensino Superior de Bauru – IESB, autor dos livros “e-Bauru : Na rota para se tornar uma cidade digital” (2011) e “Gestão da tecnologia da Informação: teoria e prática” (2016).

http://lattes.cnpq.br/3170672649895027

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